آنچه باید باشد دانسته اند. حال به برخی تعاریف ارائه شده از ارزیابی عملکرد می پردازیم.برخی تعاریف موجود در ارزیابی عملکرد به شرح زیر است (عفتی،1386،5).
– ارزیابی عملکرد فرآیند توسعه و به کار بردن شاخص های قابل اندازه گیری که امکان ارزیابی سیستماتیک میزان پیشرفت نسبت به اهداف از پیش تعیین شده را فراهم می آورد . شکاف عملکرد شکافی است بین آنچه مشتریان و سهامداران توقع دارند و آنچه که فرآیندها و زیر فرآیندها در قالب کیفیت ، کمیت ، زمان و هزینه محصول و خدمت فراهم می آورند .
– ارزیابی عملکرد اندازه گیری داده هایی است که نشان دهنده پیشرفت به سوی نتایج مورد نظر می باشد . این نتایج می بایست از انجام فعالیتهای خاصی به دست آیند . همچنین اندازه گیری عملکرد روشی برای ارزیابی این فعالیته نیز فراهم می آورد .
– ارزیابی عملکرد کنترل و گزارش گیری مداوم از نیل به برنامه ها ، به خصوص نیل به اهداف از پیش تعیین شده است ، که برخی اوقات خروجی خوانده می شود .
– ارزیابی عملکرد مقایسه بین نتایج واقعی و الگوهای از پیش تعیین شده است .
– ارزیابی عملکرد فرآیندی است که با ایجاد شاخصهایی میزان دستیابی سیستم را به
خروجی های موردنظر می سنجد و فرآیند تصمیم گیری را پشتیبانی می کند .
– ارزیابی عملکرد جمع آوری مستمر داده ها جهت تشخیص میزان پیاده سازی برنامه و دستیابی به اهداف است .
– ارزیابی عملکرد جمع آوری اطلاعات جهت حصول اطمینان از دستیابی به اهداف است . اطلاعات حاصل از اجرای ارزیابی عملکرد برای بهبود عملیات استفاده می شود . نتایج شاخص ها ، ورودی ها و خروجی ها ، جمع آوری و گزارش می شوند .
– ارزیابی عملکرد تحقیقی در قابلیت اطمینان مالی ، کارایی و اثربخشی یک موجودیت است
– ارزیابی عملکرد ارزیابی منظم نتایج و کارایی خدمات یا برنامه ها است .
– ارزیابی عملکرد نشان دهنده فرآیند لازم جهت ارزیابی محیط به منظور دستیابی به نیازمندی یا خروجی موردنظر است و اینکه آیا به خروجی دست یافته می شود یا خیر و میزان تفاوت بین خصوصیات ارزیابی شده محیط و نیازمندی یک عملکرد خاص یا یک خروجی چه میزان است .
اما شاید کاملترین تعریف، تعریف آقای استونر باشد: ارزیابی عملکرد عبارت است از فعالیتی منظم که ضمن آن نتایج مورد انتظار در قالب استانداردهای انجام عملیات معین می شوند، سیستم دریافت اطلاعات طراحی می شود، عملیات پیش بینی شده و انجام شده با هم مقایسه می شوند، اختلافات و انحرافات مشاهده شده اندازه گیری و میزان اهمیت آنها مشخص می شود و سرانجام اصلاحات لازم برای تحقق هدف ها و مأموریت های سازمان انجام می گیرند. (استونر، 1983، 592)
3-2- تاریخچه ارزیابی عملکرد :
نظام ارزیابی عملکرد برای اولین بار به صورت رسمی ، در سطح فردی و سازمانی از سال 1800 میلادی توسط رابرت اون8 در اسکاتلند در صنعت نساجی مطرح گردید به طوری که کالاهای تولید شده با استفاده از چوبهایی در رنگهای مختلف درجه بندی می شدند که این کار در واقع نوعی ارزیابی از کیفیت و یا ستاده سازمان بوده است .
پس از جنگ جهانی دوم و قدرت گرفتن مدیران ” ویز کیدز9 ” در کمپانی خودروسازی فورد ، شکلی از این مدیریت به وجود آمد که از داده های سازمان به صورت ابتکاری استفاده می کرد . با پیوستن یکی از مدیران ویز کیدز ، به نام رابرت مک نامارا10 ، به وزارت دفاع آمریکا ، این روش مدیریت در طول جنگ ویتنام در پنتاگون شناخته شد .
با شروع مدیریت پسا صنعتی توسط ادوارد دمینگ 11، در دهه 1950 و کارهای با همکاری مدیران ژاپنی نظیر گنجی تاگوچی ، تحولی درکیفیت ، ابتکار ، قدرت کارکنان ، بازخور و مدیریت بر مبنای ارزیابی پدید آمد. افرادی نظیر پیتر دراکر12 ، جوران13 ، کرازبی14 و تام پیترز15 ، فلسفه دمینگ را گسترش دادند .
جهت شناسایی علل ایجاد تغییرات و کنترل آنها در تولید و در نهایت بهبود محصول یا ارائه خدمات ، دمینگ بر این امر تاکید دارد که کلیه فرآیندهای کسب وکار می بایست بخشی از سیستم ارزیابی همراه با چرخه بازخور باشند .
فسلفه دمینگ در ایالات متحده آمریکا در دو بخش آغاز شد : ارتش و شهرداری . در ارتش این فلسفه تحت برنامه مدیریت جامع کیفیت ( TQM16 ) و در شهرداری در قالب جایزه ملی مالکوم بالدریج شکل گرفت .
ارزیابی عملکرد در دولت ایالات متحده در قالب برنامه عملکرد و نتایج دولت آغاز شد . در این برنامه کلیه آژانسهای دولتی می‌بایست برنامه استراتژیک ، اهداف عمکلرد و شاخص های عملکرد را در طول زمان ارائه می دادند . بودجه این کار توسط دفتر مدیریت برای این آژانسها فرستاده می شد .
در بخش صنعت به دلیل وجود عملیات محسوس و تکرار پذیر ، امکان ارزیابی و کنترل دقیق وجود دارد. اما در ارتباط با کارمندان موضوع متفاوت است . در این محیطها بسیاری از عملیات غیر محسوس بوده و بسیاری از فرآیندها تکرار ناپذیرند. در این زمان بود که روشهای سنتی بر مبنای مدیریت هزینه ها و سیستمهای حسابداری شکل گرفت . عدم پاسخگویی این روشها منجر به پیدایش روشهای نوین ارزیابی عملکرد گردید(عفتی،1386،
4-2- ارزیابی عملکرد در ایران
در ایران ارزشیابی به صورت کلاسیک ، توسط خواجه رشید الدین فضل اله که بیش از بیست سال مقام وزارت مغولها را عهده دار بوده است در اواخر قرن هفتم هجری مطرح شده است .
به لحاظ تشکیلاتی برای نخستین بار در سال 1349 مقرر گردید ، سازمانهای دولتی همان طور که در ارتش معمول بوده است مورد ارزشیابی مستمر قرار گیرند . بدین منظور سازمانی با عنوان
” مرکز ارزشیابی سازمانهای دولتی ” در نخست وزیزی تشکیل گردید . وزارتخانه های آبادانی و مسکن ، اصلاحات ارضی ، تعاون روستایی و آب و برق توسط این مرکز مورد ارزیابی قرار گرفت . هدف این مرکز ارزشیابی مستمر عملکرد سازمانهای مزبور و مسئولین امور در سازمانهای دولتی بوده است .
به موجب بند 8 ماده 5 از فصل سوم قانون برنامه و بودجه مصوب 5/12/1351 وظیفه ارزشیابی کارایی و عملکرد دستگاه های اجرایی کشور و گزارش آن به نخست وزیر بر عهده سازمان برنامه و بودجه نهاده شد .
از اواسط سال به موجب اصلاحیه مورخ 18/12/1353 قانون استخدام کشوری و به موجب بند 6 قسمت “ب” ماده 104 این قانون ، وظیفه ارزشیابی کارایی عملکرد در دستگاه های اجرایی کشور به منظور ارشاد و راهنمایی آنها در جهت برقراری روشهای صحیح اداری و اصول مدیریت و گزارش آن به نخست وزیر ، به سازمان امور اداری و استخدامی کشور منتقل گردید .
دفتر مذکور در سال 1359 منحل گردید و در پی آن اقدامات مربوط به ارزشیابی کارایی عملکرد دستگاه‌های اجرایی عملاً متوقف شد و فعالیتهای ارزشیابی سازمان صرفاً به ارزشیابی کارکنان محدود گردید .
در سال 1375 همزمان با ایجاد تحول در وضعیت سیاسی کشور و وضعیت نوین به مدیریت دولتی موضوع ارزیابی عملکرد مدیریت در قالب یک دفتر در ساختار سازمان امور اداری و استخدامی کشور شکل گرفت و در این راستا دفتری تحت عنوان ” دفتر ارزیابی عملکرد مدیریت ” تشکیل گردید (عفتی،1385،28) .
5-2- مبانی طراحی سیستم ارزیابی عملکرد
در طراحی سیستم های ارزیابی عملکرد نکات فراوانی باید در نظر گرفته شود زیرا طراحی دقیق و مناسب یک الگوی ارزیابی عملکرد متناسب با اهداف و ماموریتهای سازمان و با توجه به فرهنگ آن از وظایف اصلی و مهم مدیران سازمانهاست. اما آنچه بیش از هر چیز در طراحی سیستم ارزیابی عملکرد حائز اهمیت است توجه به ماموریت و اهداف سازمان است (نلی، 2000، 77)
از مطالب ارائه شده در کتب مختلف مدیریت چنین استنباط میشود که مراحل طراحی یک مدل ارزیابی عملکرد به شرح زیر است: (الوانی، 1386، 124)
1- تعیین نتایج مورد انتظار (اهداف)
2- تعیین شاخص های مناسب جهت سنجش اهداف
3- تعیین استاندارد با الگوی مطلوب
4- تعیین نحوه و روش گردآوری اطلاعات موردنیاز
5- ارزیابی و سنجش اطلاعات

6-2- اجزای یک سیستم ارزیابی عملکرد
یک سیستم ارزیابی عملکرد همانطور که در شکل (2) نشان داده شده است در سه سطح
می تواند مورد بررسی قرار گیرد (عفتی،65،1385).
1- شاخص های عملکرد مجزا
2- مجموعه شاخص های ارزیابی عملکرد – سیستم ارزیابی عملکرد بعنوان یک موجودیت
3- ارتباط بین سیستم ارزیابی عملکرد و محیطی که سیستم درون آن عمل می کند.
شکل شماره -1-2- اجزای یک سیستم ارزیابی عملکرد

7-2- ویژگی های سیستم ارزیابی عملکرد
برخی صاحب نظران سه ویژگی عمده را برای سیستم های ارزیابی عملکرد در نظرمی گیرند که عبارتند از: 1- قابل ارائه و قاعده مند باشند. 2- قابل ادغام با سایر سیستم های سازمان باشند. 3- قابل بکارگیری باشند (تونی، 2001، 39).
در خصوص قابل ارائه بودن باید گفت که یک سیستم ارزیابی عملکرد باید مشخص کند که چه چیزی را و چگونه آنرا ارزیابی می کند و در واقع باید شاخص ها و معیارهای ارزیابی و همچنین فعالیتی را که می خواهد ارزیابی کند را تعیین نماید.
قابل ادغام بدون نیز به هماهنگی و انطباق سیستم ارزیابی عملکرد با سایر سیستمهای موجود در سازمان مانند سیستم تولید، برنامه ریزی و مالی، برمی گردد و نهایتاً اینکه سیستم ارزیابی عملکرد باید توانایی بکار گرفته شدن در بخش های مختلف سازمان را دارا باشد.
برخی نویسندگان و صاحب نظران علم مدیریت نیز ویژگیهایی را برای سیستم های ارزیابی عملکرد بیان داشته اند که بطور کلی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1- معقول بودن و مقبولیت: یک سیستم ارزیابی عملکرد می بایست از مبانی منطقی برخوردار باشد بطوریکه همه افراد فعال در سازمان با ساز و کار و اهداف سیستم آشنا بوده و برای افزایش مقبولیت سیستم ارزیابی عملکرد باید افراد با اهمیت و کارکردهای آن آشنا شوند.
2- عینی بودن: سیستم های ارزیابی عملکرد می بایست