زات ، قضاتی به ولایات می فرستادند تا به عرایض مردم رسیدگی کنند این قضات در امر معاملات مردم نیز دخالت داشته دارای دفاتری جهت تنظیم و ثبت معاملات بودند . 5
با ظهور اسلام معاملاتی نظیر بیع حصاه ؛ ملامسه ؛ منابذه و غیره که در زمان جاهلیت رواج داشت باطل شمرده شد ولی بیع سلف یا سلم که یکی از عقود است و قبل از اسلام از معاملات رایج بود ، مورد تایید اسلام واقع شد.6
در دوره خلافت امویان و حکومت مغول و در زمان حکومت عباسیان دفاتری از نظر وصول مالیات نسبت به ثبت املاک و اسناد باغات و نخلستان ها وجود داشته که طبق آن عمل می کرده اند .
در دوره حکومت مغول در هر شهری قضاوتخانه ای تشکیل شده بود که دارای دفاتری بوده و حکم دفاتر دوایر ثبت را داشته و امانات مردم را قبول نموده و در آن ثبت می نمودند و در زمان غازان خان پادشاه مغول مقرر شده بود که قاضی با یک معتمد دارای دفاتر باشند و همه قباله ها و اسناد را با تاریخ و متن در آن ثبت کنند و قاضی چند کاتب مطمئن برای خود انتخاب می کرد و مردم دیگر را از نوشتن اسناد ممنوع می نمود و حق الثبت هم دریافت می کردند . 7
در عهد پادشاهان صفوی برای رسیدگی به امور مردم ؛ مرجعی به نام صدر دیوانخانه وجود داشت که یک نفر قاضی به حل و فصل دعاوی و مرافعات مردم می پرداخت و نیز به کار معاملات و تنظیم اسناد و عقد نامه و طلاق نامه رسیدگی می کرد و اسناد معامله مردم را مهر و در دفتر مخصوص ثبت می نمود .
مورخین خارجی از جمله تاوارینه در باب طرز معاملات و تنظیم اسناد در عهد صفویه تعریف و تمجید نموده اند .
در کاروانسراها دفاتری بنام دفاتر تجارت وجود داشته است که معاملات تجار را در آن ثبت می کرده اند و این دفتر نزد قضات حجت بوده و ثبت کنندگان چند درصدی از میزان معاملات را بعنوان کاروانسراداری و حق الثبت می گرفتند .
در اواخر سلطنت فتحعلی شاه و اوایل پادشاهی محمد شاه برای تنظیم معاملات تجارتی بین ایران و روسیه و جلوگیری از بروز اختلافات ، دفاتری در نزد کارگزاری ها وجود داشت که اسناد و معاملات تجار را در آن ثبت می کردند و به دنبال این کار در سالهای 1280 تا 1290 قمری ، در زمان سلطنت ناصرالدین شاه ؛ وزارت تجارت ایجاد شد و دفاتر تجارتی و معاملات تجار اهمیت خاصی پیدا کرد ولی ثبت معاملات عمومیت پیدا نکرد .
در چند قرن اخیر و بخصوص در شهرهای بزرگ بسیاری از روسای مذهبی که مرجع انجام معاملات عموم بوده اند ؛ دفتری به اسم ” دفتر شرعیات ” داشتند و خلاصه ای از معاملاتی را که نزد آنها انجام شده بود در دفتر مزبور درج می کردند و عده ای نیز ذیل صفحه همان دفتر را تصدیق و در بعضی نقاط اصحاب معامله هم ذیل ثبت معاملات را امضا می کردند . در پاره ای از نقاط ایران اسنادی که تنظیم می گردید دارای مهر و امضاء متعاملین نبود ؛ بلکه تنظیم کننده سند ؛ اقرار و اعتراف آنها را به وقوع معامله در حاشیه سند می نوشت و در صورت بروز اختلاف بین متعاملین ، مراجع رسیدگی آن را برای اثبات معامله کافی می دیدند .
شیوه کار بدین نحو بود که وقتی سندی نزد محررین اسناد که مقامات غیر رسمی بودند نوشته می شد ؛ علاوه بر امضاء محررین و متعاقدین بمنظور اینکه اعتبار بیشتری به آن داده شود و باب دعوی جعل و تزویر نسبت به آن باز نشود ، تدابیری بدین شرح اتخاذ می شد :
الف ـ همیشه تنی چند از علما در حضور محرر سند می نشستند و در هامش سند وقوع معامله و عقد را کتبا گواهی می کردند و معمولا با عبارت ” قد وقع لدی … ” یعنی نزد من فلان معامله بین فلانی و فلانی واقع شد و در هامش یا سجل مطلب خود را بیان می کردند . این سجل را ” سجل وقوعی ” می نامیدند .
ب ـ ذینفع سند یا طرفین ؛ آن سند را به محضر علما دیگر برده و به مضمون و مفاد سند نزد آنان اقرار می کردند و آن عالم هم در هامش سند اقرار او را به طور خلاصه ضبط می کرد و معمولا با عبارت ” قد اعترف لدی فلان بن فلان بما فی المتن … ” مقصود خود را بیان می کرد این سجل را ” سجل اعترافی ” نامیده اند . 8
البته این اسناد معتبر بود مگر آنکه فسادی در آن یا در معامله مربوط به آن کشف و ثابت می شد ؛ لیکن این اسناد در بعضی از موارد نمی توانست اعتبار سند رسمی را داشته باشد و چه بسا سندی تنظیم می شد و به ذینفع داده می شد در حالیکه امکان داشت سندی معارض آن سند به تاریخ قبل یا بعد از آن در محضر دیگری صادر شده یا بشود و اشکال مهم این کار این بود که اسناد یکنواخت نبود ؛ خط ومهر هر عالمی را در همه جا نمی شناختند ؛ تصرف اسناد نسبتا آسان بود و از همه مهمتر آنکه مهر علمای بزرگ بعد از آنها ممکن بود مورد استفاده واقع شود و در دعاوی مربوط به این قبیل موضوعات هوش و فراست فوق العاده لازم بود تا حقیقت آشکار شود .
اما از آن طرف چون مردم معمولاً به محضر علمای محل وثوق و اعتماد خود مراجعه می کردند و بعلاوه وجود علمای متعدد در یک محل یک نوع نظارت طبیعی و خود بخود بوجود آورده بود این مساله قهراً مانع بسیاری از انحرافات در معاملات و اسناد می شد ، علی الخصوص که اکثریت علما هم متدین و به احکام شرع دانا و آگاه بودند .
اما در مورد ثبت به روش جدید ، در ایران برای اولین بار ناصر الدین شاه قاجار به سپهسالار دستور داد مجموعه یا کتابچه ای راجع به مواد قانونی ثبت اسناد و املاک بنویسد و به اجرا گذارد . سپهسالار نیز بر اساس فرمان شاه مامور شد که اداره ای برای ثبت نوشتجات و معاملات به همانند دول اروپایی به ریاست شخص خویش تشکیل دهد .
بعلاوه مقرر شد اسناد و نوشته ها را موافق دولت متمدنه تمبر بزنند و در دفاتر مخصوص ثبت و ضبط نمایند . بعدها وزارت عدلیه اعظم برای اعتبار اسناد و جلوگیری از تقلب و تزویر ، اوراق و نوشته ها و اسناد و قباله ها را تسجیل نموده و مهر رسمی می زدند ؛ هر گاه یکی از طرفین معامله یا سند از اتباع خارجه بود متن سند به گواهی سفارت متوع طرف خارجی می رسید ولی چون این کار اجباری نبود به ندرت به آن اقدام می شد .
در سال 1303 هجری قمری قانونی به نام ” ثبت و قانون دولتی ” وضع شد که بموجب آن مقرر گردید اسناد مردم در دفتر مخصوص ثبت شود و حق الثبت دریافت گردد و اسنادی که ثبت می شد دارای ارزش و اعتبار بود و هر گاه مفقود می شد یا از بین می رفت ، ثبت در دفتر معتبر بود .
ب : شناخت دفاتر اسناد رسمی
دفاتر اسناد رسمی مانند هر سازمان و نهادی دارای هدفی است که به منظور نیل به آن تلاش می‏نماید. هدف دفاتر اسناد را می‏توان از مواد مختلف قانون و مقررات ثبتی به ویژه از شرح وظایف مندرج در ماده 49 قانون ثبت استخراج نمود و به این صورت تعریف کرد: “تنظیم روابط حقوقی اشخاص و اعتبار بخشیدن به انواع قراردادها، قرارها، معاملات، تعهدات اشخاص از طریق ثبت انواع اسناد به منظور جلوگیری از اختلافات و طرح دعاوی در مراجع قضایی یا تسهیل اثبات حقانیت که در نتیجه امنیت مالکیت در جامعه مستقر و زمینه مساعد سرمایه گذاری و رونق اقتصادی فراهم می‏گردد”. در توجیه تعریف مذکور به بعضی از مواد قانونی استناد می‏شود.
دفاتر اسناد رسمی دارای ویژگیهای خاصی می‏باشند که در سایر مؤسسات مشاهده نمی‏شود و با توجه به قوانین و مقررات ساختار این سازمان تشریح می‏گردد.
طبق ماده یک قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران دفترخانه اسناد رسمی، واحد وابسته به وزارت دادگستری است9 که سازمان و وظایف و نظارت آن تابع قوانین و نظارت تعیین شده از طرف حکومت است. به طوری که از مفاد ماده مذکور استنباط می‏شود دفاتر اسناد تابع نظامات دستگاه قضایی می‏باشد.
بالاترین مقام مسؤول، معاون رئیس قوه قضائیه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک می‏باشد که از طرف رئیس قوه قضائیه منصوب و تقریبا عمده اختیارات امور دفترخانه‏ها به وی تفویض می‏گردد.
افرادی که در دفترخانه مسؤولیت دارند عبارتند از:
الف : سردفتر اسناد رسمی به عنوان مدیر مسؤول دفتر اسناد رسمی است که در تمام سطوح دفترخانه مسؤولیت دارد و با ابلاغ رئیس سازمان ثبت به این سمت منصوب می‏گردد .10
در مقررات برای انتخاب سردفتران شرایط علمی و اخلاقی منظور شده که باید واجد شرایط لازم باشند. به همین جهت گزینش سردفتران طی تشریفاتی از قبیل آزمون سراسری و بررسی اخلاقی انجام می‏گردد.
ب: دفتریار اول با عنوان معاون دفترخانه یا نماینده ثبت اسناد است که بنابر پیشنهاد سردفتر و ابلاغ رئیس سازمان ثبت به سمت مزبور اشتغال می‏یابد. دفتریار اول در امور مالی دفترخانه و اموری که از طرف سردفتر به او ارجاع می‏شود با سردفتر مسؤولیت مشترک دارد. هر دفترخانه می‏تواند دارای دفتریار دوم نیز باشد ولی مادامی که دفتریار اول در دفترخانه حضور دارد، وی مسؤولیتی ندارد. دفتریار نیز باید واجد شرایط علمی و اخلاقی باشد.
سردفتران و دفتریاران حق اشتغال در سایر مؤسسات دولتی ندارند مگر در امور آموزشی که با موافقت سازمان بلا اشکال است. سردفتران در بدو شروع به کار نباید کمتر از 24 سال و دفتریاران 20 سال و بیش از 50 سال سن داشته باشند و پس از 30 سال خدمت می‏توانند بازنشسته شوند. ادامه خدمت آنها تا سن 65 سالگی منعی ندارد.
در دفترخانه افراد دیگری به امور تحریر و ثبت اسناد و خدمات اشتغال دارند که به تناسب حجم عملیات و تشخیص و خواست سردفتر تعداد آنها متغیر است ولی این گونه کارکنان هیچ گونه مسؤولیتی در دفترخانه ندارند و کلیه رفتار و اقدامات آنان تحت نظارت و مسؤولیت سردفتر می‏باشد.
ج : ثبت اختیاری و اجباری اسناد
اصولاً ثبت اسناد برخلاف ثبت املاک، اختیاری است مگر در چند مورد که عبارتند از:
الف – مواد احصاء شده در ماده 46 ق.ث. که این موارد عبارتند از:
1- کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلاً در دفتر املاک