و کامل هستند که هر دو طرف در آن می نشینند که موقعیت شان را از آغاز بشناسند . در زمان های دیگر مذاکرات می توانند نسبتاٌ رسمی باشند اما آنها با وجود این مذاکره هستند .
در اکثر مذاکرات هر دو طرف با مخفی نگه داشتن اطلاعات بر روی موقعیت و پایگاه اطلاعاتی شان مذاکره می کنند به این دلیل بعضی از مردم مذاکره را به عنوان فعالیت نادرست در نظر می گیرند به هر حال بایستی مذاکره ضرورتاٌ مثبت در نظر گرفته شود ، کسانی که از مذاکره امتناع می کنند معمولاٌ بیشتر اطلاعات را پنهان می کنند و اطلاعات کمی را می دهند .
مذاکرات اگر مؤثر باشد منجر به مصالحه یا تغییرات موقعیت و رفتار می شوند در طی زمان آنهایی که اغلب با هم مذاکره می کنند بایستی برای موقعیتی با احترام و اعتماد متقابل امیدوار باشند این ممکن است منجر به شرایطی شود که مذاکره ضرورتش کمتر شود . بنا بر این مذاکره مؤثر و پایدار می تواند منجر به بهبود روابط صنعتی و تجاری شود . (, 1998 , 56 Daniels)
برنامه ریزی ، هدایت و تحلیل نتایج مذاکرات تجاری1 عناصر کلیدی تجارت موفقیت آمیز است . بهبود مهارت های مذاکرات تجاری یک وظیفه با ارزش و اغلب در نظر شخص چالش برانگیز است ، مذاکره یک پدیده خارق العاده و مرموز است که می تواند شامل بسیاری از موضوعات پیمانی ، تجاری و مالی باشد ، اما تعدادی از مذاکره کننده ها این تفکر را نمی پذیرند ، چه بسا که در بسیاری از مذاکرات تجاری این امر پیچیده تر می شود .
سرعت تجارت افزایش یافته است فشار شدید را بر آن افرادی که در جستجوی مذاکره اند که امتیازات بهتری را از مذاکرات بدست آورند قرار می دهند . کوتاهی در مصرف زمان کافی در جزئیات منجر به عدم اطمینان می شود که بعداٌ بحث ها وادعا هایی را در تمام موضوعاتی که ظاهراٌ حل شده است ایجاد می کند . و این مستلزم کاربرد مهارت های مذاکره است که وقتی به درستی انجام شود فعالیت ما حرفه ای است . مذاکره یک فرآیند پویا است که به طور مستمر چالش ها و فرصت هایی برای مشارکت کنندگان ارائه می دهد به طوری که : فرآیند حل اختلاف عقیده هایی که در معاملات بین خریدار و فروشنده بوجود می آید . ( Ashcroft , 2004,230)
این تعریف مختصر از مذاکرات تجاری 1نیاز برای فرآیند را تأکید می کند و هر نیاز برای برنامه ریزی : اساس هر فرآیندی نیاز برای برنامه ریزی 2 است که در مذاکرات تجاری برای موفقیت در آن حیاتی است . باید در برنامه ریزی همه چیز در نظر گرفته شود و تمام اهداف3 ممکنه در برنامه ریزی تنظیم شود که این بخش مهم برنامه ریزی است که بیشتر موفقیت به آن بستگی دارد . اهداف بایستی تا جایی امکان دارد واقعی باشد . برنامه کار، مورد نیاز است که بر مبنای برنامه تاکتیکی برای افزایش میزان و اثرات آنها بر ملاحظات تجاری و روان شناسی است . عکس العمل طرف دیگر باید به طور دقیق مورد توجه قرار گیرد و پاسخ های ممکن آماده گردد . هر آیتم باید زمان بندی شود و مشارکت طرف دیگر در نظر گرفته شود . بسیاری از مذاکرات با شکست روبرو می شوند ،‌ زیرا افراد زود وقت شون به پایان می رسد . مدیریت ضعیف زمانی می تواند منجر به سوءتفاههمات و شکست برای حل جزئیات شود . برنامه ریزی مستلزم زمان و منابع مناسب است . مذاکره کننده باید حرف های اولین خود را آماده کنند . این وظیفه مشکلی است برای مذاکره کنندگان که بی تجربه اند . یک مکالمه و دیالوگ مردد و لرزان امتیاز و اعتماد به نفس را به طرف مقابل می دهد پس حرف های اولیه بسیار حیاتی است . ( Ashcrott , 2004 , 229 )
پس این خود نشان می دهد نقش مهارت مذاکره را که چگونه می تواند برای مذاکره کنندگان مفید باشد .
ارکان اصلی مذاکره :
الف : اهداف : هیچ کاری و فعالیتی بدون هدف معنا نخواهد داشت در نظام هستی ، همه چیز هدفدار بوده و به سوی غایتی در پیش است . آفرینش ، هستی ،‌ حیات و انسان ها دارای هدفی بوده و جهت رسیدن به آن در تلاش اند مذاکرات نیز به عنوان یکی از فعالیت هایی که افراد به طور مداوم و روزانه و خواسته و ناخواسته ناگزیر از انجام آن هستند ، اهداف خاصی را دنبال می نمایند . طرف های دیگر در مذاکرات هر کدام دارای منافعی بوده و جهت رسیدن به منافع خود در وضعیت مذاکره قرار می گیرند ، لیکن همین منفعت بردن از انجام مذاکره جهت برآوردن هدف یا اهداف از پیش تعیین شده برای فرد مطلوب می باشد . لذا در پس هر مذاکره نیز مانند سایر فعالیت های دیگر هدفی وجود داشته و مذاکره فعالیتی هدف دار می باشد . هدف مذاکرات بازاریابی برای هر کدام از طرفین نفعی است که از انجام داد و ستد حاصل می گردد . بدیهی است منافع مورد نظر باید مشخص و قابلیت ارزیابی باشد .
ب : روش ها : مذاکرات نیز مانند سایر فعالیت های دیگر به روش های گوناگون صورت می گیرد . مانند روش های سخت و خشن ، ملایم و منطقی که ممکن است صورت بپذیرد .
ج : افراد : اصولاٌ مذاکره توسط افراد صورت می گیرد . نقش شخص یا اشخاص مذاکره کننده ،‌از آن جهت اهمیت دارد که دانش و بینش آنها ، سن ،‌ جنس ، عواطف و بالاخره مقام و موقعیت شغلی یا اجتماعی آنها ، آثار متفاوتی برای میزان ثمر بخشی و موفقیت یا شکست مذاکرات برجای می گذارد.
د : اطلاعات : هر مذاکره ای بر پایه ی اطلاعات استوار است . در مذاکر ات بازاریابی که بین دو قطب یا دو گروه مخالف یا دارای منافع متضاد صورت می گیرد ، هر کدام از طرفین باید ابتدا ، اطلاعات اساسی و حتی بسیار دقیق از طرف مقابل جمع آوری نموده باشند ، در غیر این صورت ، امکان دارد توافق های به عمل آمده با توجه به حقایقی که بعد ها روشن خواهد شد ، جامعه عمل نپوشیده و اختلافاتی بروز کند . ( حسینی ، 1376 ، 201 )
تفکر درباره مذاکره به عنوان یک فرآیند با مراحل متنوع و با موضوعات کلیدی که در سراسر کل فرآیند اجرا می شوند مفید است . ( manning and Robertson , 2003 , 61 )
مراحل اصلی در فرآیند مذاکره عبارتند از :
1- آمادگی
2- ارائه پیشنهاد
3- چانه زنی
4- ختم مذاکره
این مراحل در بعضی از مذاکرات می تواند در مرحله ی دیگر تا حدی ادغام شود که آنها به عنوان مراحل مجزا قابل شناسایی نیستند ( Daniels , 1998 , 57 )

1- آمادگی :
اکثر کارشناسان و نویسندگان درباره ی مذاکره در این مورد توافق دارند که اصل موفقیت در مذاکره برنامه ریزی است که قبل از فرآیند واقعی تعامل اتفاق می افتد (Fells , 1996 , 50 ‌ )
آمادگی برای مذاکره باید بسیار زودتر از آغاز رسمی مذاکره فراهم شود . هر یک از طرفین باید اطلاعاتی درباره ی سابقه مذاکره ،‌رفتار ، تعامل ها و توافق های پیشین ، انتظارات و ترجیحات طرف مقابل به دست آورد و خواسته ی اعضای گروه را درباره ی کم و کیف توافق جدید بداند . طرفین می توانند اطلاعاتی از رقبای خود به دست آورند تا در تعیین انتظارات واقعی به آنان کمک کند .
در این مرحله دو طرف بیشتر اطلاعات مربوط را تا آنجای ممکن در مورد همدیگر جمع آوری می کنند جلسات غیر رسمی برای بررسی توانایی ها و موقعیت های همدیگر برگزار می کنند . اغلب این مرحله مهم تر از مذاکره رسمی است . زیرا خریداران و فروشندگان روابط غیررسمی و اجتماعی را توسعه می دهند .
اعتماد و اطمینانی که از این روابط بدست آمده شانس رسیدن به توافق را افزایش می دهد . به هر حال اکثر موضوعات مهم در این مرحله به طور کامل برای ایفای آن آماده می شود . نگریستن به رفتار خرید مشتری و اولویت هایش حیاتی است زیرا ارائه کالا و خدمات به هر طریقی که با آن اولویت ها و رفتارها سازگار باشد ضروری است . ( Cateora and N.Ghauri , 2000 , 409 )
علی رغم اینکه مرحله ی پیش مذاکره مرحله بسیار مهمی می باشد لیکن غالباٌ توجه تعداد اندکی از مذاکره کنندگان را نسبت به خود معطوف می کند . در این مرحله ارکان قرار داد شکل گرفته و چنانچه در انتخاب این ارکان دقت کافی مبذول نگردد ، سایر مراحل که متکی به آن می باشند ،‌فاقد وضعیت با ثباتی خواهند بود . مذاکره مؤثر به شرط آمادگی کامل امکان پذیر است . برای چانه زنی مؤثر باید انگیزه های طرف مقابل را به خوبی شناخت و به این نکته نیز توجه داشت که طرف شما همواره راجع به شما بیش از آنچه که خود تصور می کنید از شما شناخت دارد . آمادگی و برنامه ریزی ، عناصر اصلی برای موفقیت در مذاکرات تجاری اند .
مهم است آماده بشویم با تفکر درباره فرضیات اساسی که توسط هر دو طرف هنگام ورود به مذاکرات ایجاد می شود برای مثال معمولاٌ تصور می شود که هر دو طرف امید به دستیابی نتیجه موفقیت آمیز از موضوع موجود و برای موقعیت درطی گفتگوها رقابت می کنند(Aniels , 1998 , 57 )
قانون اول مهارت مذاکره تحقیق ، تحقیق است . شما بایستی یادبگیرید درباره طیف وسیعی از عوامل استراتژیک ، کوچکترین جزئیات یادیگیری را باید بیاموزید . مذاکرات واقعی بایستی فقط بعد از آمادگی موشکافانه و دقیق بیاید ،‌ از تحقیق موشکافانه و بی عیب ،‌دانشی به وجود می آید که نسبت به رقیب تان برتری می دهد و همچنین آمادگی تدافعی در مقابل حمله متقابل به شما می دهد ( Quint , 1997 , 5 )
متتغیر های مربوط به مرحله اولیه شامل ویژگی های فردی یا فروشندگی ، محدودیت های سازمانی یا موقعیتی و متغیرهای جمعیتی است ، ویژگی های فردی مربوط به مذاکره کننده است در حالی که عوامل موقعیتی بیرونی هستند و پیش از رویارویی وجود دارند متغیرهای جمعیتی شامل : سن ،‌ جنس ،‌ و تجربیات پیشین مذاکره کننده است . ( wimsatt and Gassenheimer , 1996 , 21 )
مذاکره موفقیت آمیز یعنی تلاش برای به دست آوردن راه حلی که مورد قبول و توافق هر دو طرف باشد این کار حتماٌ نباید برنده و بازنده ای در پی داشته باشد .